English version

COP31 VOLUNTEER MOBİL UYGULAMASI
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Bu metin, COP31 Gönüllülük Programı ("Program") kapsamında kullandığınız COP31 Volunteer mobil uygulaması ("Uygulama") aracılığıyla işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. Bu metinde "Zirve", 9–20 Kasım 2026 tarihlerinde Antalya'da düzenlenecek COP31 Zirvesi'ni ifade eder.

1. Veri Sorumlusu

1.1. Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla, bilgileri aşağıda yer alan UKX Danışmanlık Ticaret Anonim Şirketi ("UKX") tarafından işlenmektedir.

1.2. Program, T.C. Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığının himayesinde UKX tarafından yürütülmektedir. Bu metin, Uygulamayı kullanan gönüllüleri kapsar.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz, İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

2.1. Ad, soyad, e-posta adresi ve telefon numaranız; Uygulamada hesabınızın oluşturulması, oturum açarken kimliğinizin doğrulanması ve Programa ilişkin sizinle iletişim kurulması amaçlarıyla işlenir. Bu veriler, Program kapsamında sizinle kurulan gönüllülük ilişkisinin kurulması ve ifasıyla doğrudan ilgili olduğu için Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendine dayanılarak işlenir.

2.2. Görev ve rol tercihleriniz, becerileriniz, bildiğiniz diller ve Uygulamada seçtiğiniz arayüz dili; size uygun görevin belirlenmesi, ekiplerin ve vardiyaların planlanması ve Uygulamanın tercih ettiğiniz dilde sunulması amaçlarıyla işlenir. Size yapılan konaklama ve servis noktası atamaları ise konaklama ve ulaşım organizasyonunun yürütülmesi amacıyla işlenir. Bu veriler, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendine dayanılarak işlenir.

2.3. Yoklama ve katılım kayıtlarınız (ekip liderinizin aldığı günlük yoklamada göreve katılıp katılmadığınız, varsa açıklaması ve tarihi); vardiya ve görev takibinin yapılması, görev alanlarında bulunan gönüllülerin bilinmesi suretiyle güvenliğin sağlanması, katılımınızın belgelenmesi ve katılım belgesi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenir. Yetkili personel, kimliğinizi doğrulamak için Uygulamadaki QR kimliğinizi kendi cihazının kamerasıyla okutabilir; kamera görüntüsü veya fotoğraf kaydedilmez ve okutma sonucunda kayıt tutulmaz. Bu veriler, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) ve (f) bentlerine dayanılarak işlenir.

2.4. Uygulama içi mesajlarınız (mesaj içeriği, gönderen ve alıcı bilgisi, gönderim ve okunma zamanı); koordinatörler, ekip liderleri ve gönüllüler arasında operasyonel iletişimin sağlanması ve gerektiğinde yaşanan bir sorunun incelenmesi amaçlarıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) ve (f) bentlerine dayanılarak işlenir. Mesajlarınızda sağlık durumunuza ilişkin bilgi paylaşmamanızı rica ederiz. Bir mesajı veya sohbeti bildirmeniz hâlinde bildirim nedeni ve açıklamanız da, ilgili sohbetin incelenmesi ve gerekli önlemlerin alınması amacıyla aynı hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.

2.5. Koordinatörlerin Uygulamada yaptığı mülakat değerlendirmesi (puanlar, dil düzeyi, notlar ve karar), koordinatörlerin hakkınızda tuttuğu notlar, koordinatör ve ekip liderlerinin performans değerlendirmeleri, ekip liderinizin günlük ekip değerlendirmeleri ve diğer dahili değerlendirme kayıtları; görev dağılımının yapılması, gönüllü katılımının ve performansının izlenmesi, katılım belgesi hak edişlerinin belirlenmesi ve Programın raporlanması amaçlarıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) ve (f) bentlerine dayanılarak işlenir.

2.6. Bildirim kaydınız (bildirim belirteci, cihaz adı ve Uygulamanın son kullanıldığı zaman) ile size gönderilen bildirimlerin geçmişi; görev, vardiya, konaklama, ulaşım, güvenlik ve acil durum duyurularının cihazınıza iletilmesi ve oturum güvenliğinin sağlanması amaçlarıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) ve (f) bentlerine dayanılarak işlenir. Uygulama üzerinden tanıtım, reklam veya sponsor içerikli bildirim gönderilmez; böyle bir bildirim gönderilmesi planlanırsa bunun için ayrıca izniniz istenir. Bildirim iznini cihaz ayarlarınızdan kapatabilirsiniz; bu durumda duyurular Uygulama içinde görüntülenmeye devam eder.

2.7. Hata ve çökme kayıtları (cihaz modeli, işletim sistemi sürümü ve hatanın oluştuğu ana ilişkin teknik kayıtlar) ile oturum açma ve Uygulamada yapılan değişikliklere ilişkin işlem kayıtları (IP adresi, işlemi yapan hesap ve zamanı); Uygulamadaki hataların tespit edilip giderilmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması amaçlarıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (f) bendine dayanılarak işlenir.

2.8. Destek talepleriniz (talebin konusu, kategorisi ve açıklaması, talep üzerindeki yazışmalar, yetkili personelin iç notları ve talebin başka bir birime aktarılmasına ilişkin kayıtlar); talebinizin karşılanması, gerektiğinde ilgili birime yönlendirilmesi ve hizmet kalitesinin izlenmesi amaçlarıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) ve (f) bentlerine dayanılarak işlenir. Destek taleplerinizde tanı, hastalık veya ilaç bilgisi gibi sağlık ayrıntılarına yer vermemenizi rica ederiz; acil bir sağlık durumunda 112'yi arayınız.

2.9. Bu metni okuduğunuza ilişkin kaydın zamanı ve okuduğunuz metnin tarihi, varsa Uygulamanın önceki sürümlerinde verdiğiniz onaylara ilişkin kayıtlar ile başvuru ve hesap silme taleplerinize ilişkin kayıtlar; Kanun'dan doğan yükümlülüklerin yerine getirildiğinin ispatı amacıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (ç) ve (e) bentlerine dayanılarak işlenir.

3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

3.1. Kişisel verileriniz; Uygulamaya kayıt olurken ve Uygulamayı kullanırken doldurduğunuz formlar, yaptığınız işlemler ve gönderdiğiniz mesajlar aracılığıyla, kısmen otomatik yollarla ve elektronik ortamda toplanır.

3.2. Bildirim kaydı, son kullanım zamanı ve hata kayıtları Uygulamanın çalışması sırasında cihazınızdan otomatik olarak toplanır. Yoklama kayıtları, mülakat değerlendirmesi, koordinatör notları, performans değerlendirmeleri ve günlük ekip değerlendirmeleri ilgili koordinatör ve ekip liderleri tarafından Uygulamada oluşturulur; destek talepleriniz sizin tarafınızdan Uygulamaya girilir.

4. Kişisel Verilerin Aktarılması

4.1. Adınız, soyadınız, iletişim bilgileriniz, görev ve atama bilgileriniz ve katılım kayıtlarınız; Programın koordinasyonu, akreditasyon ve saha güvenliği işlemleri ile Programın raporlanması amacıyla T.C. Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına ve COP31 organizasyonundan sorumlu diğer kamu makamlarına Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) ve (f) bentleri kapsamında aktarılabilir.

4.2. Uygulamanın barındırılması, teknik işletimi ve bakımı, doğrulama e-postalarının ve bildirimlerin gönderilmesi ile hata kayıtlarının tutulması için hizmet aldığımız tedarikçilere ve Uygulamanın teknik işletimini yürüten grup şirketimiz UKX Tech Danışmanlık A.Ş.'ye, yalnızca bu hizmetlerin gerektirdiği ölçüde ve UKX'in talimatlarıyla sınırlı olarak, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (c) ve (f) bentleri kapsamında aktarılabilir.

4.3. Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercilerine, talepleri ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde; bir uyuşmazlık veya hakkın korunması söz konusu olduğunda avukatlarımıza ve danışmanlarımıza Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (a), (ç) ve (e) bentleri kapsamında aktarılabilir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veri aktarılması, yalnızca kanunlarda açıkça öngörüldüğü veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için zorunlu olduğu ölçüde, Kanun'un 6. maddesinin üçüncü fıkrasının (b) veya (d) bendi ile 8. maddesi uyarınca ve gerekli önlemler alınarak gerçekleştirilir.

4.4. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızanızı açıklayamadığınız veya rızanıza hukuki geçerlilik tanınmadığı bir acil durumda, sizin ya da başka bir kişinin hayatını veya beden bütünlüğünü korumak için zorunlu bilgiler; sağlık ve acil müdahale ekiplerine Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi, özel nitelikli veriler bakımından 6. maddesinin üçüncü fıkrasının (c) bendi ve 8. maddesi kapsamında aktarılabilir.

4.5. Kişisel verileriniz Programın sponsorlarıyla paylaşılmaz. Sponsorlara yalnızca kimliğinizi belirlemeye imkân vermeyen, anonim ve toplu istatistikler sunulur. Uygulama içinde ekip lideriniz yalnızca kendi ekibindeki gönüllülerin görev yönetimi için gerekli bilgilerine erişebilir.

5. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

5.1. Uygulama verileri (yedekler dâhil) Türkiye'deki sunucularda barındırılır; hata ve çökme kayıtları için ayrı bir hizmet kullanılmaz. Bildirimlerin cihazınıza ulaştırılabilmesi için bildirim belirteci ile genel bildirim metni, iOS cihazlarda Apple Inc. tarafından işletilen Apple Push Notification service, Android cihazlarda Google LLC tarafından işletilen Firebase Cloud Messaging hizmeti üzerinden iletilir; bu hizmetlerin sunucuları başta Amerika Birleşik Devletleri olmak üzere yurt dışındadır. Android cihazlarda bildirim altyapısı ile yetkili personelin QR okutmasında kullanılan Google ML Kit bileşeni, hizmetin çalışması için Google LLC'ye cihaza ilişkin teknik tanımlayıcılar ve kullanım bilgileri gönderebilir. Doğrulama kodu, şifre sıfırlama ve başvuru sonucu e-postaları Google Cloud EMEA Limited (İrlanda) tarafından sağlanan Google Workspace hizmeti üzerinden gönderilir; bu hizmette veriler Google LLC dâhil Google grup şirketlerince yurt dışında işlenir.

5.2. Bu aktarımlar, Kanun'un 9. maddesinin dördüncü fıkrasının (c) bendi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmenin ilgili hizmet sağlayıcılarla imzalanması ve Kişisel Verileri Koruma Kurumuna bildirilmesi suretiyle gerçekleştirilir. Bildirim içeriklerinde adınız, sağlık bilgileriniz veya benzeri ayrıntılar yer almaz; ayrıntılar Uygulama içinde görüntülenir.

6. Saklama Süreleri

6.1. Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca saklanır ve bu sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Başlıca saklama süreleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tabloda geçen "Programın sona ermesi", zirve sonrası kapanış ve raporlama aşamasının tamamlanmasını ifade eder ve 31.12.2026 olarak öngörülmektedir. Hesabınızı silmeniz hâlinde verileriniz, 7. maddede belirtilen kayıtlar dışında, tablodaki sürelerin dolması beklenmeden silinir.

7. Hesabınızın Silinmesi

7.1. Hesabınızı Uygulamadaki "Profil > Ayarlar > Hesabımı Sil" adımlarını izleyerek dilediğiniz zaman silebilirsiniz. Uygulamaya erişemiyorsanız talebinizi www.cop31volunteers.com/uygulama/hesap-silme adresindeki form üzerinden veya 8. maddedeki başvuru yollarıyla iletebilirsiniz.

7.2. Silme talebinizi onayladığınız anda hesabınız kapatılır, oturumlarınız sonlandırılır, bildirim kaydınız silinir ve profiliniz ekip liderleri ile koordinatörlerin görüntülediği listelerden çıkarılır. Zirve süresince hesabınızı silmeniz, görev atamalarınızın iptal edilmesi sonucunu doğurur.

7.3. 6. maddede belirtilen sürelerle saklanan aydınlatma, başvuru ve silme işlemlerine ilişkin kayıtlar dışındaki kişisel verileriniz, talebinizden itibaren en geç 30 gün içinde, yedeklerdeki kopyalar dâhil, verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi veya birimler dışındaki ilgili kullanıcıların erişemeyeceği ve yeniden kullanamayacağı şekilde silinir veya anonim hâle getirilir ve işlemin sonucu kayıtlı e-posta adresinize bildirilir. Yer aldığınız sohbetler, diğer katılımcıların mesajlarıyla birlikte tamamen silinir. Silme, Uygulama dışına alınmış dışa aktarım dosyaları gibi diğer kopyaları da kapsar; bu kopyalar, dosyayı alan kişiler aracılığıyla takip edilerek silinir. Yedeklerde kalan teknik kopyalar olağan faaliyetlerde kullanılmaz ve talebinizden itibaren en geç 7 gün içinde yok edilir; bu süre içinde yedekten geri yükleme yapılırsa silme işlemi, sistem kullanıma açılmadan önce yeniden uygulanır.

7.4. Silme talebinize ilişkin kayıt (e-posta adresiniz, talep ve tamamlanma tarihleri, silinen veri kategorileri ve okuduğunuz Aydınlatma Metni sürümlerine ilişkin kayıtlar), Kanun'dan doğan yükümlülüklerin yerine getirildiğinin ispatı amacıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (ç) bendi uyarınca 6. maddede belirtilen süre boyunca erişimi sınırlandırılarak saklanır. Bu kayıttaki e-posta adresiniz, sonucun size bildirilmesinden 30 gün sonra geri döndürülemeyecek biçimde özetlenir.

7.5. Kişisel verileriniz daha önce 4. ve 5. maddelerde belirtilen alıcılara aktarılmışsa, silme işlemi bu alıcılara bildirilir ve alıcılar nezdinde de gerekli işlemlerin yapılması sağlanır. Talebinizin tamamen karşılanmasına engel bir hukuki sebep bulunması hâlinde (ör. devam eden bir uyuşmazlık veya yetkili bir makamın talebi), hukuki sebeple saklanması gereken veriler dışındaki verilerinizin silinmesine devam edilir. Talebinizin kısmen karşılanması durumunda saklanan veriler, saklama gerekçesi ve süresi en geç 30 gün içinde size bildirilir.

8. Haklarınız ve Başvuru Yolları

8.1. Kanun'un 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işlenme amacını ve aktarıldığı kişileri öğrenme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

8.2. Başvurularınızı Uygulamadaki "Profil > Ayarlar > Gizlilik > Veri Talebi" bölümünden; Uygulamaya kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@ukxperience.com adresine e-posta göndererek; kayıtlı elektronik posta (KEP) adresiniz üzerinden ukxdanismanlik@hs01.kep.tr adresine; güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak kvkk@ukxperience.com adresine ya da 1.1. maddedeki adrese yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuzda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'in 5. maddesinde sayılan bilgilere yer verilmesi gerekir. Hesabınızın silinmesine ilişkin talebiniz ise 7. maddedeki yöntemle, kimliğiniz hesabınız üzerinden doğrulanarak bu bilgiler ayrıca aranmaksızın yerine getirilir.

8.3. Başvurularınız en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Türkçe ve İngilizce taleplerinizi kabul ediyoruz. Tebliğ uyarınca resmî başvuruların Türkçe yapılması gerektiğinden, talep etmeniz hâlinde Türkçe başvuru hazırlamanız ve gerekli bilgileri tamamlamanız için destek sağlıyoruz. İngilizce talebinizin değerlendirilmesi ve basit hesap silme işleminiz bu nedenle bekletilmez. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kanun'un 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilirsiniz.

9. Değişiklikler

9.1. Bu metin, veri işleme faaliyetlerimizde değişiklik olması hâlinde güncellenir. Kişisel verilerinizin yeni bir amaçla işlenmesi söz konusu olursa bu işlemeye başlanmadan önce ayrıca bilgilendirilirsiniz. Metnin güncel hâline Uygulamanın "Gizlilik" bölümünden ve www.cop31volunteers.com/uygulama/gizlilik adresinden ulaşabilirsiniz.

Bu metin en son 08.10.2026 tarihinde güncellenmiştir.